第一章      总  则

第一条  为加强全省社会保障档案的管理，提高档案科学管理的水平，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在社会保障管理工作和构建大社保体系建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国劳动法》、《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》等规定，结合我省社会保障档案工作的实际，特制定本办法。

第二条  本办法所称的社会保障档案，是指各级社会保险经办机构（以下简称经办机构）在办理养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险等业务工作及党、政、工、团管理活动中所形成的，具有保存利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同门类和载体记录的总和。

第三条  社会保障档案真实地记录了各级经办机构从事社会保险管理工作的过程，是国家档案的重要组成部分，也是做好社会保障工作的重要依据和必要条件。

第四条  社会保障档案工作是社会保障工作的重要组成部分，各级经办机构对本单位形成的各种门类、载体的档案应遵循集中统一管理的原则，确保社会保障档案的完整、安全，并积极提供利用，为本单位社会保障工作服务。

第五条  各级劳动和社会保障部门要把所属社会保险经办机构的档案工作列入本单位工作规划和检查、考核、评比内容；各级档案行政管理部门要加强对社会保障档案工作的监督和指导。

第二章    档案机构、人员和职责

第六条  浙江省社会保险事业管理中心、浙江省省级医疗保险服务中心和浙江省就业管理服务局分别负责全省养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险和生育保险档案工作的业务指导,同时接受省档案行政管理部门和省劳动保障行政管理部门的监督、指导和检查。市、县（市、区）社会保险经办机构负责本地区社会保障档案工作的业务指导和管理，同时接受上级社会保险经办机构、当地档案行政管理部门和劳动保障主管部门的监督、指导和检查。

第七条  各级社会保险经办机构要加强对档案工作的领导，落实分管领导，把档案工作纳入本单位的工作计划和议事日程，切实解决工作中的实际问题，在人员配备、经费、库房等方面给予保证。

第八条  各级社会保险经办机构应建立和健全综合档案室，作为本单位统一管理档案工作的职能机构。

第九条  各级社会保险经办机构综合档案室应设在办公室，并配备专职或兼职的档案管理人员。配备的档案管理人员应忠于职守，努力学习，具备专业知识，并保持相对稳定。

各单位的内设机构（科室）应配备兼职档案管理人员，负责本部门（科室）文件材料的积累、整理和归档工作。

第十条  综合档案室的基本工作职责

（一）贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法规，建立健全本单位档案工作的各项规章制度；

（二）对本单位各部门形成的文件材料的收集、整理和归档进行监督指导；

（三）集中统一管理本单位在职能活动中形成的各种门类和载体的档案；

（四）编制各种检索工具，积极开发利用档案信息资源；

（五）按照国家规定，定期向档案馆移交档案。

第十一条  各级社会保险经办机构对在管理和开发利用档案信息资源工作中做出显著成绩的集体和个人，应给予表彰、奖励；对违反档案管理法规的，要根据不同情况给予批评和必要的处分。

第三章   档案的收集、整理、归档

第十二条  各级社会保险经办机构应建立健全文件材料的归档制度，并把文件材料的形成、积累、整理、归档的要求列入各项工作标准、工作程序及各部门、相关人员的岗位职责，作为考核评比的重要内容。

第十三条  各级经办机构在工作中形成的应归档的文件材料，必须按照规定，及时向本单位的综合档案室移交，任何个人不得将归档文件材料据为己有。

归档范围和保管期限按《浙江省社会保障文件材料归档范围和保管期限表》执行。档案的保管期限定为永久、长期和定期三种。长期为16年至50年，定期为5年、10年、15年，各单位可视具体情况酌情确定。

第十四条  归档时间

各项工作中形成的全部应归档的文件材料，应于次年5月底前将整理后的文件材料移交综合档案室，集中管理，以保证档案的完整与安全。

社会保险基金管理类档案及本单位的会计档案可在财务部门保留一年，期满后，由财务部门编造清册，按归档要求整理完毕，交综合档案室归档。

基建工程、仪器设备等项目，应在项目完成后或告一段落时，将所有应归档文件整理后，由项目（或部门）负责人审定后归档。

第十五条  归档要求

归档工作由文件材料形成者或兼职档案员承担，综合档案室负责指导和协助。其中综合性文件材料和跨部门联合承办的文件材料应由牵头部门负责归档。

归档文件材料应完整、准确，字迹工整，载体和书写材料要符合耐久性要求和有关技术标准，禁止使用纯蓝墨水、红墨水笔、铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料起草和签批文件。

第十六条  综合档案室的各种门类、载体的档案应进行统一分类、排列、编号和编目。其中文书、科技、会计档案的整理依照现有相关标准执行。

第十七条  社会保障业务档案的整理要求

归档文件整理的单位是件。一般一份文件为一件；各类表单与其证明材料为一件；对同一种格式的表格，可以一定的单位组合为一件。

密不可分的材料为一件时，经办机构的材料在前，参保单位提供的材料在后；结论性材料在前，证据性材料在后。

归档文件应按件装订。使用的装订材料应符合档案保护的要求，且简便易行、成本低廉。

归档文件可按“年度——问题——参保单位”或“年度——问题”等方法进行分类。在同一类目内按事由结合时间、重要程度等进行排列。

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，并以归档章的形式在归档文件上注明。将归档文件按件号顺序装入档案盒，并编制归档文件目录。

有关盒内文件材料的情况说明、整理人、检查人和时间应逐项填写在备考表内。

五类保险中涉及参保登记管理类材料的各“件”以一个参保单位为保管单位，逐件编制件号；如以个人名义参保的，则以一个人的材料为保管单位，逐件编制件号。同时，按文件形成时间先后顺序装入档案袋，并编制袋内文件目录。档案袋依参保登记号进行排列、编号并编目。

有条件的单位可将五类保险中的参保登记管理类材料进行集中统一整理与保存。

各类归档文件材料中涉及基金管理类材料的整理可依照《会计档案管理办法》执行。

第四章  档案的管理和利用

第十八条  各级社会保险经办机构应建立相应的社会保障档案管理系统，提高档案管理的现代化水平。

做好在业务管理系统中形成的电子文件的归档管理，及时进行备份。为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。

第十九条  各级社会保险经办机构应配置专用的档案库房和必要的档案防护设施，有条件的单位要同时配备档案工作办公用房和阅览室。档案库房应做到防盗、防火、防高温、防潮、防光、防尘、防虫、防有害气体等要求，保证档案的安全。

第二十条  档案管理人员应定期对库房内档案的保管情况进行全面检查，发现问题及时采取补救措施。

第二十一条  各级社会保险经办机构应成立由单位领导、档案管理人员和相关业务技术负责人组成的档案鉴定领导小组，负责本单位档案鉴定工作的组织与实施。

第二十二条  销毁失去保存价值的档案，必须由档案鉴定领导小组提出审查意见，由档案人员编造销毁清册，经单位分管领导批准后，在指定的地点销毁。销毁时，需由两名工作人员以上监销，销毁清册应立卷存档。

第二十三条  各级社会保险经办机构综合档案室要通过各种方式和途径，积极主动地开展档案利用工作，为本单位、本系统的各项工作提供服务。

第二十四条  综合档案室要建立和健全档案借阅制度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。正确处理好利用和保密的关系。外单位利用档案必须经部门领导同意。

各级社会保险经办机构对本单位移交进馆的档案，享有优先利用权。

第二十五条  各级社会保险经办机构综合档案室应建立各种档案统计台帐，对档案的收进和移出、保管数量、销毁等情况进行及时、准确的统计和登记。

第五章    附则

第二十六条  各级社会保险经办机构可根据本办法制定本单位的实施细则。

第二十七条  本办法公布实施前已整理的档案，可维持原状，也可按本办法要求逐步调整。

第二十八条  本办法由省档案局、省劳动和社会保障厅负责解释。

第二十九条  本办法从2006年3月1日起施行。